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| Pour faire face à un volume de documents de plus en plus important, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui recours à la numérisation et au classement électronique de leurs données papiers. Les éditeurs de solutions prévoient d’ores et déjà leurs besoins d’automatisation des procédures afin d’optimiser le classement, l’archivage mais aussi l’intégration dans les applications métiers. Gain de temps, facilité et rationalisation des méthodes de travail suscitent l’intérêt des chefs d’entreprises. Où en est le marché ? Quelles sont les entreprises concernées par la dématérialisation ? Quels sont les premiers résultats constatés ?
Longtemps dynamisé par les grands comptes, le marché de la dématérialisation s’est progressivement démocratisé ces deux dernières années au sein des PME. La dématérialisation des documents, qui constitue la première étape du processus de dématérialisation, a connu une forte croissance en 2007. Le processus de collaboration en ligne reste, quant à lui, émergent en France. Les témoignages en termes d’amélioration de la productivité ou du service client sont positifs et incitent de plus en plus d’entreprises à s’équiper globalement. Dans un contexte où la consommation de papier continue de croître de 20% chaque année et où les documents imprimés constituent à 82% un enjeu critique pour l’organisation de l’entreprise, l’objectif « Zéro papier » peut être utopique. La culture du papier y est encore très forte. Malgré cela, il semble évident que l’industrie tendra de plus en plus vers le « zéro papier ». Il suffit de prendre l’exemple des notaires pour qui la dématérialisation des actes authentiques associée à la signature électronique qualifiée change radicalement les habitudes de travail de toute la profession. Vers une dématérialisation globale Les différents instituts de sondage et de recherche sont unanimes sur le fait qu’en 2008, plus de la moitié des organisations traites automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation des documents reçus initialement au format papier. Cependant, ces dernières restent encore majoritairement attachées à la première étape de la dématérialisation, c’est-à-dire la numérisation. Peu d’entreprises investissent encore sur les notions de partage en ligne et de travail collaboratif. La dématérialisation au renfort de toutes les entreprises Tous les secteurs d’activité peuvent être intéressés par une solution de dématérialisation. Parmi les utilisateurs des solutions de dématérialisation, on retrouve des entreprises dans des domaines aussi variés que le secteur public (la santé, l’enseignement), les transports et la logistique, l’automobile, les banques et assurances, le BTP, le droit, l’immobilier ou encore le tourisme…. Plus que la taille de l’organisation, c’est la complexité des processus de diffusion des informations qui incite les entreprises à se doter d’une solution de dématérialisation. Poussé par les demandes des grands comptes, le marché de la dématérialisation suscite aussi un fort engouement de la part des entreprises de taille plus modeste. Les avantages de la dématérialisation : ROI et productivité De nombreux bénéfices sont à tirer du déploiement d’une solution de dématérialisation. Elle permet en effet de réaliser des économies sur de nombreux postes comme : Les bénéfices indirects, qu’il s’agisse d’une meilleure collaboration, d’une productivité accrue ou d’une gestion facilitée des connaissances. Au-delà de la notion de retour sur investissement, la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation est fréquemment considérée par les entreprises comme un besoin indispensable au bon déroulement du travail. A titre d’exemple, on estime qu’en moyenne un employé met une heure par semaine à classer et rechercher des documents. La mise en place d’une solution de dématérialisation permet de réduire de 50 % le temps passé à la recherche des documents. Quel avenir pour le marché de la dématérialisation à moyen terme ? Les promesses de la dématérialisation semblent infinies au regard des nouveautés technologiques apportées par les constructeurs de multifonctions. Le marché s’orientera très vraisemblablement vers l’intégration automatique des documents papiers dans les applications métiers de l’entreprise (ERP, CRM, etc.) ainsi que vers l’automatisation complète de l’extraction des données clés en vue de la saisie automatique des écritures. Et ce, directement à partir du multifonction. |
