La Dématérialisation : Vers le Zéro Papier

Longtemps dynamisé par les grands comptes, le marché de la dématérialisation s’est progressivement démocratisé ces deux dernières années au sein des PME. La dématérialisation des documents, qui constitue la première étape du processus de dématérialisation, a connu une forte croissance en 2007. Le processus de collaboration en ligne reste, quant à lui, émergent en France. Les témoignages en termes d’amélioration de la productivité ou du service client sont positifs et incitent de plus en plus d’entreprises à s’équiper globalement.

Dans un contexte où la consommation de papier continue de croître de 20% chaque année et où les documents imprimés constituent à 82% un enjeu critique pour l’organisation de l’entreprise, l’objectif « Zéro papier » peut être utopique. La culture du papier y est encore très forte. Malgré cela, il semble évident que l’industrie tendra de plus en plus vers le « zéro papier ». Il suffit de prendre l’exemple des notaires pour qui la dématérialisation des actes authentiques associée à la signature électronique qualifiée change radicalement les habitudes de travail de toute la profession.

Vers une dématérialisation globale

Les différents instituts de sondage et de recherche sont unanimes sur le fait qu’en 2008, plus de la moitié des organisations traites automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation des documents reçus initialement au format papier. Cependant, ces dernières restent encore majoritairement attachées à la première étape de la dématérialisation, c’est-à-dire la numérisation. Peu d’entreprises investissent encore sur les notions de partage en ligne et de travail collaboratif.
D’ici les deux prochaines années, les besoins devraient progressivement évoluer vers un recours plus important aux solutions d’archivage électronique, intégrant des fonctions avancées de validation et de contrôle. Les professionnels pourront également compter sur des solutions de classement automatique des données contenues dans ces documents pour permettre une intégration directe dans les applications métiers (ERP, CRM).

La dématérialisation au renfort de toutes les entreprises

Tous les secteurs d’activité peuvent être intéressés par une solution de dématérialisation. Parmi les utilisateurs des solutions de dématérialisation, on retrouve des entreprises dans des domaines aussi variés que le secteur public (la santé, l’enseignement), les transports et la logistique, l’automobile, les banques et assurances, le BTP, le droit, l’immobilier ou encore le tourisme….

Plus que la taille de l’organisation, c’est la complexité des processus de diffusion des informations qui incite les entreprises à se doter d’une solution de dématérialisation. Poussé par les demandes des grands comptes, le marché de la dématérialisation suscite aussi un fort engouement de la part des entreprises de taille plus modeste.
A la différence des grands comptes, les PME choisissent moins souvent d’implémenter des solutions de dématérialisation à vocation collaborative en raison d’un nombre d’utilisateurs naturellement plus restreint. Elles optent pour des solutions de dématérialisation afin d’augmenter leur productivité en améliorant les processus de circulation et de recherche de documents papier. Elles doivent également faire face à des contraintes de sauvegarde et d’archivage légal de plus en plus importantes.
Les entreprises recherchent des outils qui auront un impact direct sur la productivité et la qualité de leur service à la clientèle en apportant les avantages classiques de la dématérialisation, comme la rapidité de recherche, d’accès et de traitement des documents. Aujourd’hui, les entreprises désireuses de mettre en production une solution de dématérialisation redoutent la complexité et la charge de travail supplémentaire que peut occasionner un tel projet. En se fondant dans l’environnement et les habitudes de travail des collaborateurs, ces solutions non intrusives et hautement productives apportent un véritable confort d’utilisation.

Les avantages de la dématérialisation : ROI et productivité

De nombreux bénéfices sont à tirer du déploiement d’une solution de dématérialisation. Elle permet en effet de réaliser des économies sur de nombreux postes comme :
- la duplication et l’impression des documents
- les coûts de stockage
- le coût d’acheminement des documents
- la recherche des documents classés

Les bénéfices indirects, qu’il s’agisse d’une meilleure collaboration, d’une productivité accrue ou d’une gestion facilitée des connaissances. Au-delà de la notion de retour sur investissement, la mise en œuvre d’une solution de dématérialisation est fréquemment considérée par les entreprises comme un besoin indispensable au bon déroulement du travail. A titre d’exemple, on estime qu’en moyenne un employé met une heure par semaine à classer et rechercher des documents. La mise en place d’une solution de dématérialisation permet de réduire de 50 % le temps passé à la recherche des documents.

Quel avenir pour le marché de la dématérialisation à moyen terme ?

Les promesses de la dématérialisation semblent infinies au regard des nouveautés technologiques apportées par les constructeurs de multifonctions. Le marché s’orientera très vraisemblablement vers l’intégration automatique des documents papiers dans les applications métiers de l’entreprise (ERP, CRM, etc.) ainsi que vers l’automatisation complète de l’extraction des données clés en vue de la saisie automatique des écritures. Et ce, directement à partir du multifonction.